Für Unternehmen ergeben sich bei der E-Rechnungspflicht einige wichtige Sonderregelungen:
Vereine: Sind sie unternehmerisch tätig, gilt grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Rein ideell tätige Vereine sind davon nicht betroffen.
Kleinunternehmer: Sie müssen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen dies aber freiwillig tun. E-Rechnungen empfangen können müssen auch Kleinunternehmer.
Sammelrechnungen: Mehrere Leistungen innerhalb eines Kalendermonats können in einer E-Rechnung zusammengefasst werden.
Rechnungsberichtigungen: War die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung vorgeschrieben, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Während der Übergangsfristen sind jedoch weiterhin andere Formen möglich, sofern eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verwiesen wird.
Bauleistungen: Im strukturierten Teil genügt derzeit die Angabe der einzelnen Gewerke und Summen. Eine detaillierte Aufstellung kann als Anlage beigefügt werden, auf die in der E-Rechnung eindeutig verwiesen wird.
Anzahlungen, Voraus- und Abschlagsrechnungen: Wurden sie vor dem maßgeblichen Stichtag ausgestellt, müssen sie nicht nachträglich als E-Rechnung erstellt werden – auch wenn Leistung und Zahlung erst später erfolgen.
Endrechnungen: Auch Endrechnungen müssen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Die Aufstellung bereits gezahlter Teilbeträge kann jedoch in einem unstrukturierten Anhang erfolgen, sofern darauf im strukturierten Teil ausdrücklich verwiesen wird.
Aufbewahrung: Der strukturierte Originaldatensatz der E-Rechnung (z. B. XML-Datei) muss unverändert und in seiner ursprünglichen Form archiviert werden. Ein Ausdruck oder eine bloße PDF-Darstellung reicht nicht aus.
